Comment préparer son événement professionnel ?

Avant d'organiser son événement, il est essentiel de réflechir à ses besoins: quels sont les objectifs de cet événement ? est-ce que l'on souhaite resserer les liens ?

Séminaire, team-building, convention ou lancement de produit, tous ces événements à caractère professionnel ne s’organise pas en un jour et nécessitent de respecter un planning d’étapes précises, visant à ne rien oublier pour que le jour j soit un succès.

L’équipe du Château de Flixecourt vous partage aujourd’hui ses conseils pour préparer votre événement sereinement, et efficacement !

• La Prise de contact

La première étape est évidemment la prise de contact entre votre entreprise et la nôtre : Vous nous exposez votre idée, le nombre de participants, la durée de l’événement, son objectif, et nous discutons ensemble des modalités de réalisation de toutes vos demandes. Nous vous proposons les services de nos divers partenaires et prestataires de confiance, habitués des lieux, pour simplifier votre recherche. Ensemble, nous commençons à tracer les contours de votre événement.

• Devis personnalisé

En fonction de tous ces éléments, nous établissons pour vous un devis personnalisé, regroupant les différents tarifs évoqués précédemment. Le devis vous est remis le plus rapidement possible, afin que vous puissiez l’étudier et ensuite continuer à élaborer votre événement.

• Visite du domaine

Nous vous accueillons au château en semaine ou le week-end selon vos disponibilités. Vous visiterez ainsi le vaste domaine de 11 hectares, et ses infrastructures équipées et dédiées aux réceptions : L’Atelier, l’Orangerie, le Château, avec leurs salles de réunions pouvant accueillir jusqu’à 300 personnes, ainsi que la Rotonde (gîte composé de 5 chambres) et les chambres de la demeure du XIXème siècle qui comporte elle aussi 5 chambres pour héberger vos collaborateurs sur le site en cas de besoin. La visite du domaine est importante pour évaluer la faisabilité notamment technique de votre événement. Elle vous permet de vous projeter. Si nécessaire, vous êtes évidemment les bienvenus une nouvelle fois par la suite pour revisiter les lieux.

• Mise au point en amont

Nous faisons régulièrement une ou plusieurs mises au point avec vous en amont de l’événement, et suivons sa préparation de près pour que le jour j tout se passe comme prévu.

• Mise au point le jour J

En tant qu’organisateurs de l’événement, vous êtes nos interlocuteurs tout au long de celui-ci. Dès votre arrivée, nous réglons ensemble les derniers détails et nous assurons que tout est en place.

• Déroulement de l’événement

Ça y est, le jour J est arrivé ! Pas de panique, vous n’êtes pas seuls pour accueillir vos collaborateurs et vous assurer du bon déroulement de l’événement. Notre équipe est mobilisée tout au long de la journée pour vous aider. De l’arrivée au parking au déjeuner en passant par le guidage des participants à travers le domaine, nous restons à votre disposition. En cas de soucis techniques (et oui, ça peut toujours arriver), comptez sur nous également.

• Retour sur l’événement

L’événement terminé, pour autant notre travail ne l’est pas ! Nous nous assurons que vous avez été pleinement satisfaits de votre expérience au Château de Flixecourt, et que tout s’est bien passé. N’hésitez pas à nous transmettre des photos ou des vidéos, nous serons ravis de communiquer sur le succès de votre événement sur nos réseaux. Nous sommes aussi ravis de recueillir vos témoignages, qui nous permettent de connaître votre avis et de le partager, ainsi que d’améliorer notre offre.